青財(cái)采〔2010〕10號(hào)

青島市財(cái)政局關(guān)于印發(fā)《青島市政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理辦法》的通知

市直各單位、各區(qū)市財(cái)政局、各政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)：

現(xiàn)將《青島市政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理辦法》印發(fā)給你們，望認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。

二○一○年八月十日

青島市政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理辦法

第一章總則

　　第一條 為加強(qiáng)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理，有效保護(hù)和利用政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》、《青島市檔案管理?xiàng)l例》和《青島市政府采購(gòu)工作流程管理暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定本辦法。

　　第二條 本辦法適用于青島市政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的收集、整理、移交和管理等。

　　第三條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案是指在政府采購(gòu)活動(dòng)過程中形成的文字材料、圖紙、圖表及聲象資料等，包括紙質(zhì)、磁盤、光盤等不同媒質(zhì)載體的各類記錄。

　　第四條 各級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本級(jí)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作。

第二章 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的收集、整理與歸檔

　　第五條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資料具體包括：

（一）項(xiàng)目開標(biāo)前文件材料

1.政府采購(gòu)預(yù)算及計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算追加及調(diào)整的資料；

2.采購(gòu)方式審批、采購(gòu)文件論證或預(yù)審等材料；

3.政府采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)委托代理協(xié)議書；

4.采購(gòu)公告（包括招標(biāo)采購(gòu)信息預(yù)告、變更公告以及邀請(qǐng)招標(biāo)資格預(yù)審公告等）；

5.招標(biāo)文件（含公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源、詢價(jià)采購(gòu)方式，下同）及對(duì)其進(jìn)行必要澄清、修改的文件或情況說明；

6.供應(yīng)商領(lǐng)取招標(biāo)文件的記錄（包括潛在投標(biāo)人不足三家的情況記錄）；

7.對(duì)投標(biāo)或被邀請(qǐng)供應(yīng)商資格預(yù)審的審查情況。

8.其他報(bào)批手續(xù)材料。

（二）項(xiàng)目開標(biāo)文件材料

1.投標(biāo)文件（含公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源、詢價(jià)五種方式，下同）及其補(bǔ)充、修改或撤回的記錄；

2.投標(biāo)文件遞交記錄；

3.參加開標(biāo)的招標(biāo)人、專家、供應(yīng)商及監(jiān)督人員簽到名單；

4.開標(biāo)一覽表；

5.文件密封情況、開標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)過程及開標(biāo)結(jié)果的公證文書；

（三）項(xiàng)目評(píng)審文件資料

1.評(píng)審專家抽取記錄及名單；

2.評(píng)審委員會(huì)工作文件和有關(guān)資料，包括評(píng)審委員會(huì)主任或評(píng)審小組組長(zhǎng)的推選結(jié)果、評(píng)審辦法、評(píng)審細(xì)則、評(píng)審紀(jì)律等；

3.評(píng)委的評(píng)審記錄、評(píng)分表、評(píng)分匯總表；

4.評(píng)審報(bào)告、中標(biāo)（成交）候選供應(yīng)商排序表；

5.項(xiàng)目廢標(biāo)報(bào)告或開標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)方式變更申請(qǐng)、審批材料；

（四）項(xiàng)目中標(biāo)（成交）和履約文件資料

1.采購(gòu)結(jié)果公告記錄；

2.中標(biāo)（成交）通知書；

3.依法變更采購(gòu)結(jié)果的記錄；

4.項(xiàng)目合同的簽訂、補(bǔ)充、修改、中止或終止執(zhí)行材料，項(xiàng)目合同的履約驗(yàn)收材料；

5.資金撥付申請(qǐng)、結(jié)算付款等財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件材料；

（五）其它文件材料

1.供應(yīng)商質(zhì)疑材料、處理過程記錄及答復(fù)；

2.供應(yīng)商投訴書、投訴處理有關(guān)文書、投訴處理決定；

3.其它與采購(gòu)項(xiàng)目相關(guān)的需要存檔的資料。

上述（一）中1、政府采購(gòu)預(yù)算及計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算追加及調(diào)整的資料，由采購(gòu)人負(fù)責(zé)收集、整理；其他所有政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資料由政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、整理。

　　第六條 政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)束之日起15日內(nèi)，按照歸檔內(nèi)容要求，完成政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、立卷和裝訂工作。

第三章 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的保管

　　第七條 政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將其所整理的政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資料區(qū)分正本和副本，正本交采購(gòu)人保管，副本或部分復(fù)印件資料由政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)保管。

　　第八條 政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在每季度的最后一個(gè)月下旬，將所有整理完好的政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案副本送同級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門備查。

　　第九條 采購(gòu)人和政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)，應(yīng)將政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案納入本單位檔案管理體系，指定專人負(fù)責(zé)，確保其安全完整、真實(shí)齊全、存放有序、查閱方便。

　　第十條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的保存期限為自政府采購(gòu)項(xiàng)目結(jié)束之日起至少十五年。對(duì)于在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的重大政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資料，采購(gòu)單位可根據(jù)需要永久保存。

第四章 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的利用

　　第十一條 采購(gòu)人和政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)，應(yīng)對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的利用權(quán)限做出明確規(guī)定，建立檔案借閱、復(fù)制登記簿，健全檔案利用審批、登記手續(xù)。

　　第十二條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案主要供政府采購(gòu)當(dāng)事人和政府采購(gòu)監(jiān)管部門使用。上級(jí)單位、監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)、法院和檢察院因工作或辦案需要可以查閱政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案。

　　第十三條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理人員和利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理有關(guān)規(guī)章制度，任何部門、單位和個(gè)人不得抽取、篡改、損毀、偽造檔案。

第五章 政府采購(gòu)檔案的鑒定銷毀

　　第十四條 對(duì)保管期限已滿的政府采購(gòu)檔案，應(yīng)由政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案保管單位分管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成鑒定小組，逐卷審查、鑒定，提出存毀意見。

　　第十五條 對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案，應(yīng)清點(diǎn)核對(duì)，登記造冊(cè)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并報(bào)同級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)管理部門備案后銷毀。

　　第十六條 銷毀政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案，應(yīng)指定兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密。政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案銷毀后應(yīng)寫出銷毀報(bào)告，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀報(bào)告和銷毀清冊(cè)應(yīng)立卷歸檔，并永久保存。

第六章 政府采購(gòu)檔案的移交

　　第十七條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦理好檔案交接手續(xù)。

　　第十八條 政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)被終止代理資格或被解散，其負(fù)責(zé)管理的政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案全部移交至同級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門，并辦理交接手續(xù)。

第七章 附則

　　第十九條 本辦法由青島市財(cái)政局負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。